- Khai báo các loại quy trình: Công văn đến, Công văn đi, Văn bản, Báo giá, Hợp đồng, Dịch vụ khách hàng,.... - Thiết lập quy trình xử lý cho từng loại: Bước xử lý, thời gian xử lý, Người chịu trách nhiệm; Người liên quan (xử lý, góp ý)
2. Thực hiện quy trình
- Cho phép khai báo các loại quy trình cụ thể tương ứng với các loại quy trình đã thiết lập. - Thông tin chi tiết: Số, Thứ tự, Tiêu đề, Trích yếu, Nội dung, Ngày ban hành, Cơ quan ban hành, Ngày hiệu lực, Ngày vào sổ...
Mỗi bước xử lý thuộc một quy trình được tự động hóa luân chuyển thành công việc tương ứng (liên kết với mô-đun Quản lý Công việc).
- Hỗ trợ người dùng theo dõi trực quan được tài liệu đang ở đâu, ai đang xử lý. - Hỗ trợ người dùng download tài liệu mẫu để chỉnh sửa, soạn thảo nội dung. - Hỗ trợ người dùng upload tài liệu đã soạn thảo lên hệ thống. - Tự động lưu trữ tài liệu trong thư mục riêng (liên kết với mô-đun Quản lý Tài liệu).
Cho phép người dùng đóng góp, chia sẻ ý kiến liên quan đến từng hoạt động.
- Theo dõi, quản lý hoạt động sử dụng, mượn, trả hồ sơ quy trình. - Theo dõi chi tiết theo từng nhân viên, đơn vị sử dụng.
- Cho phép nhập dữ liệu (dạng xlsx) vào hệ thống. - Cho phép xuất dữ liệu từ hệ thống dưới dạng xlsx, pdf.
- Tự động gửi thông báo (Email, SMS) cho Người liên quan trong từng bước (công việc) xử lý quy trình. - Hỗ trợ xuất bản quy trình lên website: Chuyển nội dung quy trình thành tin tức. - Cung cấp chế độ kiểm duyệt thông tin: Khởi tạo, Chờ duyệt, Duyệt, Hủy.
- Hỗ trợ sao chép bản ghi. - Đa dạng tiêu chí tìm kiếm thông tin.
Quản lý quy trình hoạt động của tài liệu, văn bản, giấy tờ, hợp đồng
Tra cứu văn bản, quy trình, hợp đồng theo nhiều tiêu chí tìm kiếm