Trước hết, bạn cần vạch ra những việc mình cần thực hiện, và rồi biến chúng thành mục tiêu để thực hiện trong các bước tiếp theo trong Chu trình lập kế hoạch.
Một phương thức thực hiện việc này là phân tích tình hình hiện tại và ra quyết định mình có thể làm gì để cải thiện tình hình. Có khá nhiều phương pháp sẽ giúp bạn làm được điều này:
Phân tích SWOT:
Đây là một phương pháp phân tích kĩ thuật các điểm mạnh và yếu của bạn, cũng như những cơ hội và thách thức bạn thường gặp.
Phân tích rủi ro:
Việc này giúp bạn tìm ra những rủi ro của dự án, những điểm yếu trong cách tổ chức hay điều hành, và xác định những rủi ro bạn phải đối mặt. Từ đây bạn có thể lên kế hoạch để làm giảm tác động của một số rủi ro.
Hiểu những áp lực buộc bạn phải thay đổi:
Đôi khi, những người ngoài (như khách hàng chẳng hạn) có thể gây sức ép buộc bạn phải thay đổi cách bạn làm việc. Hoặc môi trường làm việc chung quanh có sự chuyển biến và bạn phải lường trước hay thích nghi với những sự thay đổi này. Áp lực cũng có thể phát sinh do những thay đổi trong nền kinh tế, những chính sách/ đạo luật mới, công nghệ mới, chính quyền mới, do yếu tố cạnh tranh hay những thay đổi trong quan điểm của mọi người.
Giai đoạn 2. Xác định mục tiêu của kế hoạch
Khi bạn đã hoàn thành việc phân tích thực tiễn những cơ hội để thay đổi, bước tiếp theo là quyết định mục tiêu kế hoạch của bạn chính xác là gì. Quyết định và xác định mục tiêu sẽ làm nét trọng tâm kế hoạch của bạn, và giúp bạn không phải phí công với những vấn đề không liên quan.
Cách tốt nhất để bạn thể hiện mục tiêu là sử dụng một câu đơn đơn giản. Việc này giúp bạn luôn xác định được mục tiêu một cách rõ ràng.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định mục tiêu của kế hoạch thì hãy tự hỏi bản thân rằng:
Bạn có thể đặt ra mục tiêu này như một "Tuyên ngôn về Tầm nhìn" (‘Vision Statement’) hay "Tuyên ngôn về Sứ mệnh" (‘Mission Statement’). Tuyên ngôn về Tầm nhìn trình bày lợi ích mà một tổ chức sẽ cung cấp cho các khách hàng của mình. Ví dụ, tuyên ngôn về Tầm nhìn cho của một trang web cung cấp kiến thức là: "Cải thiện chất lượng cuộc sống của độc giả bằng việc cung cấp các công cụ để giúp họ suy nghĩ một cách năng suất và hiệu quả nhất có thể". Dù tuyên bố này có dài dòng, nhưng nó giải thích được mục tiêu mà trang web hướng đến.
Tuyên ngôn về Sứ mệnh cho ta cái nhìn cụ thể hơn về tuyên ngôn về Tầm nhìn, giải thích phương thức để đạt được tuyên ngôn về Tầm nhìn. Tuyên ngôn về Sứ mệnh cho trang web thuần túy cung cấp kiến thức là: "Cung cấp một cái nhìn tổng quát, hệ thống, dễ tiếp cận và ngắn gọn về những công cụ hỗ trợ tư duy tốt nhất và phù hợp nhất mà con người từng phát minh ra".
Giai đoạn 3: Phân tích các lựa chọn
Đến giai đoạn này, bạn nên biết bạn đang ở đâu và bạn muốn làm gì. Việc tiếp theo phải làm là tìm ra cách thực hiện nó.
Ở giai đoạn này, dù ai cũng có xu hướng bấu víu lấy ý tưởng đầu tiên xuất hiện trong đầu, nhưng tốt nhất vẫn nên dành một chút thời gian để tìm ra càng nhiều lựa chọn càng tốt. Bằng cách này, bạn có thể nghĩ ra những giải pháp dù chưa rõ ràng nhưng lại hiệu quả hơn. Có khi bạn sẽ cải thiện được những ý tưởng hay nhất của mình bằng việc tham khảo các ý tưởng khác.
Giai đoạn 4. Lựa chọn phương án tốt nhất
Một khi bạn đã phân tích các lựa chọn sẵn có cho mình thì đã đến lúc quyết định một phương án để sử dụng. Nếu bạn có thời gian và các nguồn lực sẵn có trong tay thì sau đó, bạn chỉ cần đánh giá tất cả các lựa chọn, tiến hành lập kế hoạch chi tiết, dự toán, đánh giá rủi ro, v.v... cho mỗi lựa chọn. Nhưng thông thường, bạn sẽ không có được đặc ân này.
Giai đoạn 5: Lập kế hoạch chi tiết
Khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết, bạn nên có cái nhìn rõ ràng về tình hình hiện tại của mình, những gì bạn muốn đạt được và phạm vi những lựa chọn sẵn có cho bạn. Bạn cũng có thể đã chọn ra một lựa chọn có khả năng mang lại kết quả tốt nhất.
Lập kế hoạch chi tiết là quá trình tìm ra phương án có hiệu suất và hiệu quả cao nhất để đạt được mục tiêu mà bạn đã vạch ra. Đây là quá trình quyết định xem ai sẽ làm gì, vào thời điểm nào, ở đâu, làm thế nào, tại sao, và với kinh phí bao nhiêu.
Khi lên kế hoạch, các phương pháp như sử dụng biểu đồ Gantt có thể cực kỳ hữu ích trong việc lên ưu tiên thứ tự công việc, xác định deadlines và phân bổ nguồn lực.
Trong khi bạn đang tập trung vào những việc cần được tiến hành, hãy quan tâm đến các cơ chế kiểm soát mà bạn sẽ cần để giám sát hiệu suất. Những việc này sẽ bao gồm các hoạt động cần thiết để xác định và sửa chữa bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch như báo cáo, đảm bảo chất lượng, kiểm soát kinh phí, v.v...
Một kế hoạch tốt sẽ:
Giai đoạn 6. Đánh giá về kế hoạch và ảnh hưởng của nó
Khi bạn đã chi tiết hóa kế hoạch của mình, giai đoạn tiếp theo là xem xét lại để quyết định liệu nó đáng để thực hiện hay không. Trong việc này, bạn phải khách quan - dù bạn đã bỏ ra bao nhiêu công sức để đến được giai đoạn này, kế hoạch có thể vẫn không đáng để thực hiện.
Việc này có thể gây ức chế bởi bạn đã rất cố gắng lập nên kế hoạch chi tiết. Tuy nhiên, bạn nên tìm hiểu điều này từ bây giờ hơn là đợi đến khi bạn đã đầu tư thời gian, nguồn lực và danh tiếng cá nhân vào sự thành công của kế hoạch. Đánh giá kế hoạch từ bây giờ cho bạn cơ hội tìm hiểu những lựa chọn khác khả thi hơn, hoặc chấp nhận rằng không cần hay không phải thực hiện bất cứ hành động nào cả.
Tùy thuộc vào hoàn cảnh, các phương pháp sau đây có thể giúp ích trong việc đánh giá một kế hoạch:
Phương pháp định lượng ưu và nhược điểm:
Đây là một phương pháp tốt và đơn giản để "cân nhắc các ưu và nhược điểm" của một quyết định. Nó bao gồm việc liệt kê các điểm cộng trong kế hoạch ở một cột và các điểm trừ ở cột còn lại. Mỗi điểm có thể được xác định là điểm tích cực hay tiêu cực.
Phân tích kinh phí/lợi nhuận:
Việc này hữu ích trong việc khẳng định là kế hoạch này hợp lý về mặt tài chính. Phân tích bao gồm tính tổng tất cả các kinh phí liên quan tới kế hoạch, và so sánh chúng với những lợi ích dự tính.
Phân tích trường lực (Force Field Analysis):
Cũng giống với Viện Quản lý Dự án (PMI), phương pháp phân tích trường lực giúp bạn có cái nhìn tổng thể về tất cả các ảnh hưởng có ích và có hại đối với kế hoạch của mình. Việc này giúp bạn xác định được mình có thể điều chỉnh thế nào để kế hoạch có khả năng thành công cao hơn.
Dự báo dòng tiền:
Ở những nơi mà một quyết định chủ yếu có tác động về tài chính, chẳng hạn như trong kinh doanh và lên kế hoạch marketing, việc chuẩn bị dự báo dòng tiền có thể vô cùng hữu ích. Nó giúp bạn đánh giá tác động của thời gian đối với chi phí và thu nhập. Nó cũng giúp ích trong việc đánh giá quy mô của những dòng tiền mang tính tiêu cực và tích cực lớn nhất có liên quan đến kế hoạch. Khi được thiết lập trên một bảng tính, dự báo dòng tiền tốt cũng đóng vai trò như một mô hình vô cùng hiệu quả cho kế hoạch. Nó tạo cơ sở để bạn dễ dàng nghiên cứu ảnh hưởng của việc thay đổi những giả định của mình.
"6 chiếc mũ tư duy":
6 chiếc mũ tư duy là một phương pháp rất hiệu quả được sử dụng để có một cái nhìn đầy đủ về kế hoạch của bạn và ý nghĩa của nó. Nó vẽ ra một bối cảnh mà trong đó bạn có thể xem xét kế hoạch dưới những cách nhìn khác nhau – mũ logic, mũ cảm xúc, mũ lạc quan, mũ bi quan và mũ sáng tạo.
Bất kỳ sự phân tích nào về kế hoạch của bạn đều phải được giới hạn bởi tính hợp lý.
Nếu phân tích của bạn cho thấy rằng kế hoạch sẽ không mang lại đủ lợi ích thì, hoặc hãy quay lại bước đầu của quy trình lập kế hoạch, hoặc từ bỏ quy trình hoàn toàn.
Giai đoạn 7. Thực thi kế hoạch
Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch của mình và cho rằng nó sẽ diễn ra một cách tốt đẹp, thì đã đến lúc bắt tay vào thực hiện nó. Kế hoạch của bạn sẽ soi đường chỉ lối để bạn đi tiếp! Nó cũng bao gồm chi tiết những biện pháp quản lý mà bạn sẽ sử dụng để giám sát việc thực hiện kế hoạch.
Giai đoạn 8. Hoàn thành kế hoạch
Khi bạn đã thực hiện được kế hoạch, bạn có thể kết thúc dự án. Ở thời điểm này, thông thường nên tiến hành đánh giá về dự án để xem liệu bạn có rút ra được bài học nào không. Việc này nên bao gồm đánh giá về việc lập kế hoạch cho dự án để xem những gì có thể cải thiện được.
Tóm tắt những điểm chính
Chu trình lập kế hoạch là một quá trình giúp bạn lập nên được những kế hoạch tốt, được xem xét kỹ càng và chất lượng.
Giai đoạn đầu tiên, phân tích cơ hội, giúp bạn bám chắc kế hoạch vào thực tế. Giai đoạn 2, hãy xác định mục tiêu và đặt ra trọng tâm kế hoạch.
Giai đoạn 3, tìm ra càng nhiều cách khác nhau để đạt được mục tiêu càng tốt. Bằng việc sử dụng thời gian vào việc này, bạn có thể tìm được một giải pháp tốt hơn giải pháp hiện có, hoặc có thể cải thiện giải pháp hiện có bằng việc tham khảo các giải pháp khác.
Tiếp theo, lựa chọn cách tiếp cận tốt nhất, và lập một kế hoạch chi tiết để tiến hành. Đánh giá kế hoạch này để chắc chắn rằng nó đáng để thực hiện. Nếu không, quay trở lại bước đầu và cải thiện kế hoạch hoặc lập một kế hoạch khác. Nếu không có kế hoạch nào có vẻ mang lại đủ lợi nhuận để bù đắp kinh phí thì đừng thay đổi gì cả.
Khi bạn đã lựa chọn được phương hướng hoạt động, và chứng minh được rằng nó khả thi, thì hãy thực hiện nó. Khi kết thúc dự án, hãy xem xét và rút ra bài học. Rồi áp dụng chúng vào việc lập kế hoạch trong tương lai.
Tin mới:
Các tin khác: